O ubi.flow é o motor de workflows web-based de elevada flexibilidade da be.ubi.

O que é um motor de workflows?

Um motor de workflows permite automatizar processos de trabalho com o auxílio de software, ajudando os seus colaboradores a saber instantaneamente a resposta à pergunta "Que deve ser realizado a seguir?".

O coração de um sistema destes é a gestão eficaz da lista de tarefas dos vários intervenientes num determinado processo de negócio. A qualquer momento, num ponto centralizado acessível de forma ubíqua, os utilizadores saberão a resposta a "Quais são as minhas tarefas?".

Paralelamente ao fluxo dos itens de trabalho, o sistema acompanha permanentemente a informação necessária para a execução dos mesmos. O sistema, para além de indicar ao utilizador o que este tem para realizar, fornece-lhe todos os dados que este possa necessitar.

Estudos têm demonstrado que este tipo de abordagem leva a um elevado aumento de produtividade.

Para além do carácter directamente associado à automatização, o software de gestão de workflows permite também aos gestores acederem a informação em tempo real sobre os processos de negócio da sua empresa, tendo sempre resposta imediata para a pergunta "Como é que este processo está a decorrer?".

Fornece ainda inúmera informação de análise uma vez que o sistema regista quem executou que tarefas e quando.

Temos, assim, um acréscimo da capacidade de gestão. 

Em que se destaca o ubi.flow?

• Sem Instalação - Instala-se apenas num servidor, depois utiliza-se a partir de qualquer computador que possua um web browser, sem instalação.
• Segurança Integrada - Cada utilizador apenas executa as acções e visualiza o conteúdo que lhe diz respeito.
• Gestão em Tempo Real - Sendo uma solução centralizada, podem obter-se informações em tempo real do estado do processo, a partir de qualquer lugar onde o utilizador se encontre.
• Orientado à Execução - Todo o sistema funciona em torno da lista de tarefas do utilizador, pelo que se dá primazia permanente à execução das mesmas.
• Detecção Pró-Activa das Próximas Tarefas - O sistema identifica o que é necessário fazer a seguir, através de regras de negócio configuradas no motor.
• Gestão da Responsabilidade - O gestor pode definir quem deve executar que tarefas e fazer a redistribuição das mesmas em tempo real.
• Reconfiguração Instantânea - O motor toma decisões com base em parâmetros que podem ser mudados pelo gestor a qualquer altura, sendo esta reconfiguração aplicada instantaneamente a todos os processos, incluindo os que se encontram a decorrer.
• Validação Avançada de Dados - Os dados introduzidos são validados com as regras que se pretenderem, de forma a garantir que toda a informação guardada é consistente, prevenindo o erro humano.
• Anexação de Documentos - Qualquer ficheiro pode ser anexado a uma acção ou a um processo de trabalho, sendo assim também um repositório de ficheiros.
• Comentários - Para conferir ainda mais flexibilidade, o ubi.flow permite a introdução de notas e comentários em qualquer ponto de trabalho.
• Histórico Pesquisável - Mesmo após a conclusão dos processos, o sistema guarda toda a informação associada, etapas realizadas, tempos demorados, etc., sendo toda esta informação facilmente pesquisável pelos utilizadores/gestores.
• Acesso Remoto - É possível utilizar a aplicação de qualquer lugar, de qualquer computador, com segurança, bastando ter acesso à internet.

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